Un dels rostres més característics de l'Hospital, la Dra. Maria Mercè Bombardó, posa punt i final a una llarga i prolífica carrera. Després de 15 anys amb nosaltres, durant 10 dels quals ha estat encapçalant el Servei d'Arxiu i Documentació, ha arribat el moment de la seva jubilació. Un moment que ha volgut aprofitar per reflexionar de manera pausada sobre el passat, el present i el futur de l'arxiu, així com del paper de la documentació clínica en la gestió i funcionament d'un centre hospitalari.

Com resumiria la seva trajectòria a l'Hospital?

Em vaig incorporar a la FHES l'any 1999 per encarregar-me del Servei de Documentació, que feia pocs anys que funcionava. Des del primer moment, vam ser molt rígids i escrupolosos en la codificació i aviat vam anar ampliant el registre d'informació de què disposàvem per poder conèixer millor el que passava a l'Hospital. Temps després, al 2004, també em vaig fer càrrec de l'Arxiu.

I quins van ser els primers passos per posar-lo en funcionament?

Vam visitar alguns hospitals, com el de Mataró, i vam veure que molts trets del seu funcionament suposarien una gran millora en el rendiment del nostre sistema arxivístic. També ens vam inspirar la Fundació Puigvert, que jo coneixia molt bé després d'haver-hi fet els meus 3 anys de residència. Amb el sistema encara en els seus primers anys, vam haver d'afrontar un gran repte, com era el trasllat de l'arxiu al nou hospital, el que afortunadament va suposar un enorme guany, especialment per l'espai del que ara disposa el Servei, molt més accessible i operatiu.

Ens pot donar una explicació ràpida de com funciona l'arxiu de l'Hospital?

Primer de tot, cal dir que el nostre arxiu és simple, però que ens permet la millor funcionalitat a l'hora de proveir els professionals assistencials amb informació precisa sobre els seus pacients. Totes les històries clíniques estan ordenades per sistema de doble dígit, de manera que localitzar-les és fàcil. A banda, el sistema també està dividit entre l'arxiu actiu, amb les històries que han tingut algun moviment en els últims 4 anys, i l'arxiu passiu, on hi dipositem la resta d'històries, inclosos els èxitus. Per llei, s'han de guardar 15 anys, però nosaltres els conservem passat aquest temps.

De quin volum d'històries clíniques parlem?

Actualment, a l'arxiu actiu hi tenim uns 170.000 històries, i al passiu, unes 95.000. En movem cada dia entre unes 700 i unes 800, principalment a Consultes Externes, més tota la documentació que es genera a Urgències, que es guarda directament a l'arxiu passiu.

Quin és el secret per què tot això funcioni?

No hi ha altre secret que treballar amb rigor, i de manera sistemàtica. Preparem les històries 2 dies abans de la visita. Les endrecem per agendes i per hores, i el mateix matí o al migdia, en funció de l'hora de la consulta, les distribuïm. Al vespre tornen totes a l'arxiu. Aquest és el "secret"...

La gestió d'aquests expedients deu seguir criteris rígids de qualitat...

Per suposat, aquestes són sempre les nostres directrius. Sempre hem protegit extremament les dades dels pacients i tenim un Pla de Qualitat que seguim escrupolosament. És un treball constant i que requereix molta atenció. Portem un registre de totes les entrades i sortides de documentació, cada mes revisem si hi ha històries que no han retornat i cada 15 dies revisem que no hi hagi històries duplicades. I no només això, sinó que també fem estudis per detectar si els professionals utilitzen la codificació correctament i prenem accions de millora quan és necessari. A més, un cop l'any fem una batuda general per comprovar si hi ha històries fora del seu lloc.

I per què és tant important la documentació en un hospital?

La documentació clínica és una manera indirecta de fer medicina. No tenim contacte directe amb els pacients, però apercebem la seva complexitat per mitjà de les històries clíniques que revisem i que introduïm en el CMBD (conjunt mínim bàsic de dades). Les dades que extraiem d'aquest registre proporcionen una informació clau a la Direcció i als diferents serveis, que la utilitzen per analitzar el seu funcionament i prendre decisions, sovint estratègiques per a l'organització. Ara, per a què això sigui possible cal ser molt curós a l'hora d'anotar els diagnòstics i els procediments que es realitzen als pacients. Si l'Hospital vol reduir estades, per exemple, ho ha de fer en base a la complexitat i a la cronicitat dels pacients, una informació que només s'obté per mitjà d'una codificació correcta per part dels professionals i avaluada pel Servei de Documentació.

Com ha canviat l'arxiu i cap on va el seu futur?

Doncs la revolució ha estat molt significativa. Quan vaig començar era tot en paper i a mà. Després vam introduir el registre en ordinador i vam implantar el sistema de doble dígit, amb els contenidors. Ara avancem necessàriament cap a la digitalització i acabarem escanejant tots els fulls que puguin ser importants en la història clínica compartida. En aquest procés, la codificació anirà guanyant importància, i per això és important que els facultatius entenguin que han de ser molt curosos en aquest sentit. De tota manera, jo marxo tranquil·la perquè sé que l'equip continuarà treballant perquè això sigui així.

Marxeu amb la satisfacció de la feina ben feta?

La meva màxima sempre ha estat fer bé la feina. I de fet, hem tingut premis, com el TOP 20, que reconeixen el treball que hem portat endavant i les fites que hem assolit. La documentació és una tasca que si la fas bé, et proporciona una gran quantitat d'informació; una informació molt valuosa a l'hora de gestionar i prendre decisions, i crec que hem treballat molt per fer-ho possible.

Què trobareu a faltar?

Sense cap mena de dubte, enyoraré principalment les persones, aquesta gent que fa tant de temps que conec i amb la qual he compartit tant. És una realitat que ha ocupat un lloc molt important a la meva vida, moltes hores, molts dies i molts mesos, amb molta feina i molt d'esforç, i em costarà molt d'adonar-me d'un dia per l'altre, que això canvia. Em costava molt assimilar-ho, però poc a poc te n'adones que és una etapa que es tanca, i que et deixa a les portes d'una altra que tot just s'obre.

I ara... que?

Doncs la veritat és que tinc molts projectes... He pensat molt i m'agradaria tornar a la universitat a estudiar Antropologia o Història, per entendre les diferents maneres de fer de les persones. Però encara m'he d'organitzar i decidir. El que sí que faré segur és cuidar-me i dedicar-me més temps a mi mateixa. He gaudit molt fent la meva feina, però ara toca començar una vida nova que no sé què em depararà i que em ve de gust descobrir.