Els carros carregats amb les històries clíniques dels pacients deixaran de ser una imatge habitual als passadissos de consultes externes, l'Hospital de dia o les plantes d'hospitalització. A partir d'aquest mes, l'única història clínica que s'utilitzarà en la majoria d'àrees de l'Hospital serà l'electrònica. El canvi al format únic no serà ni immediat ni fàcil, i comportarà una modificació de les dinàmiques i circuits de treball del Servei d'Arxiu Clínic, que per fer-lo realitat posa en marxa l'eArxiu.

Arrenca l'eArxiu a l'Hospital. Això què vol dir?

Vol dir que comencem a fer servir únicament la història clínica electrònica i que les històries en paper es deixen de servir de manera programada en la majoria d'àrees de l'Hospital. Això no vol dir que a al Servei d'Urgències, o quan sigui necessari en les altres àrees per atendre al pacient, no en facilitem el format paper, però de manera gradual aquest s'anirà eliminant. Els nous documents que es generin a partir d'ara s'aniran incorporant únicament al format digital. Faltarà també incorporar molta informació antiga, però en algun moment havíem de fer aquest pas. En definitiva, l'eArxiu té un únic missatge: un pacient, una història clínica.

De quina situació partim?

Tenim una base digitalitzada important. L'any 2014 ja vam començar a catalogar documents en la història clínica electrònica. Primer van ser els consentiments informats, ja que els utilitzava tota la casa, però hem anat incorporant més documents, i avui ja hi són la majoria. Tot i així, ens queda molt per fer.

Com serà aquesta transició cap al format únic digital?

Ara mateix deixarem de repartir les carpetes amb la història en paper, però quan un metge necessiti un document en concret, ens el podrà demanar. Per això hem creat el servei d'Arxiu exprés, des del qual anirem escanejant al moment els documents que ens vagin sol·licitant. Tenim l'inconvenient que no sabem quin document necessita cada professional i no podem escanejar el mateix per a tothom. Per tant, serà una feina personalitzada per a cada servei. No sé quant temps trigarem a tenir-ho tot introduït, però jo calculo que cap a principis d'estiu el servei d'Arxiu exprés baixarà la seva activitat de manera notable.

I l'única via d'entrada dels documents serà l'escaneig que feu vosaltres?

No, informàtica ja està treballant en la digitalització automàtica de moltes proves com l'electrocardiograma o l'espirometria, per a que no les haguem d'escanejar. Quedaran la densitometria i la ressonància, que esperem que en un temps també s'incorporin a la història electrònica.

Era un pas necessari, segons dius. Per què?

Ara mateix tenim un problema, i és que hi ha informació de la història clínica del pacient en diferents llocs: la carpeta de la història clínica en paper, la història electrònica o la història compartida, entre d'altres. No es fàcil saber on he d'anar a buscar cada document. Per tant, cal que tota aquesta informació estigui en un sol format, l'electrònic, i que a tot el que es necessiti per atendre al pacient s'hi pugui accedir des de qualsevol ordinador. És, per tant, un pas natural i necessari, i l'eArxiu l'únic que pretén es facilitar-lo.

Com canviarà tot això la vostra forma de treballar?

Canvia totalment. Principalment perquè fins ara funcionàvem com 3 serveis molt diferenciats, que treballaven per separat. Ara serem un únic servei amb diferents unitats, i cada unitat tindrà un referent per a que els professionals s'hi puguin adreçar si tenen un problema concret.

Si desapareixen tants papers, s'alliberarà molt d'espai físic, no?

Sí, ara mateix l'Arxiu ocupa dos magatzems de 250 m2 en total. Calculem que en any i mig, aproximadament, part d'aquest espai, al menys una de les dues sales, quedarà buida. L'Hospital disposarà de superfície lliure per ubicar-hi altres serveis. Però evidentment això suposa un esforç importantíssim per no perdre documentació rellevant en l'assistència del pacient.

Quins reptes té per endavant l'Arxiu?

Ens haurem de centrar molt en la codificació, que tindrà cada cop més pes entre les nostres tasques. El CatSalut ens demana cada cop més dades de l'activitat, i aquestes dades s'han de codificar. Fins ara hi havia una persona que s'hi dedicava, però ara hem de crear un nous CMBD [conjunt mínim bàsic de dades] i incorporar noves dades als que ja existeixen i, per tant, serem més gent treballant-hi. A més, al gener de 2017 començarem a codificar amb un nou catàleg, molt diferent a l'actual, que comportarà molta feina. Aquest és el principal repte de l'eArxiu per als propers anys.